See US Work & Travel

Contexte

L’agence See US accompagne des étudiants souhaitant participer à des programmes Work & Travel aux États-Unis. Son écosystème digital était fragmenté : identité de marque incohérente, site web difficile à naviguer et processus d’inscription complexe impliquant le dépôt de nombreux documents administratifs en papier et des paiements en plusieurs étapes.

Les utilisateurs rencontraient plusieurs points de friction dans les workflows du programme ce qui menait à un taux d’abandon elevé. Le complexité du processus générait à la fois une surcharge de travail pour les employés de l’agence.

L’objectif était de concevoir un écosystème cohérent permettant de simplifier l’onboarding des étudiants, automatiser le processus via une plateforme unique d’inscription et améliorer la perception de la marque.

Ce projet a été réalisé en collaboration avec l’agence Blue Dot Ventures pour la partie développement sur mesure.

Problématique

Comment transformer un écosystème digital fragmenté en une plateforme cohérente capable de simplifier le parcours des étudiants, automatiser les démarches administratives et renforcer la crédibilité de la marque ?

Objectifs

• Créer un écosystème de marque et de produit cohérent
• Moderniser l’image de marque
• Améliorer la conversion des étudiants
• Clarifier la hiérarchie d’information
• Simplifier et automatiser les workflows d’inscription, de sélection des jobs et de gestion des étudiants
• Créer un job listing renouvelable
• Réduire les points de friction
• Concevoir un système de suivi du dossier efficace et transparent, avec notifications
• Alléger la charge de travail du personnel

Défis & Difficultés

• Simplifier un processus administratif complexe impliquant de nombreux documents et étapes obligatoires, tout en synthétisant un volume important d’informations
• Gérer les paiements échelonnés intégrés aux différentes étapes du parcours et assurer le suivi des deadlines
• Transformer les contraintes du processus en opportunités de communication
• Concilier les contraintes business et légales avec l’expérience utilisateur
• Assurer la cohérence entre design et développement
• Gérer les changements fréquents et sensibiliser le client aux bonnes pratiques UI/UX
• Maintenir la qualité du produit après la livraison tout en permettant l’autonomie des équipes

Approche

01 | Phase de découverte et alignement

Le projet a commencé par une série d’ateliers UX avec les parties prenantes afin de :

• Comprendre le fonctionnement du programme Work & Travel
• Identifier les besoins métiers
• Répertorier les outils existants
• Clarifier les objectifs business

Ces workshops ont permis d’aligner les équipes sur une vision commune du produit et de clarifier les priorités.

03 | UX Design

Afin de mieux comprendre l’expérience utilisateur, nous avons cartographié le parcours complet d’un étudiant depuis le contact avec le site jusqu’au départ aux EtatsUnis, ce qui a fait ressortir plusieurs pain points majeurs :

• Workflow parcours du programme trop complexe: 15 étapes = incompréhensible pour les étudiants, lourd pour le staff.

• Manque de visibilité sur l’avancement du dossier : les étudiants ne savaient pas où ils en étaient et le staff devait gérer manuellement les validations
• Sélection des jobs non centralisée : via fichiers Excel souvent obsolètes au moment du choix, avec un suivi manuel et des erreurs fréquentes
• Charge de travail importante pour le staff, due à de nombreuses tâches manuelles
• Manque de cohérence entre branding, site et supports print : identité incohérente entraînant une perte de crédibilité

Lors d’une seconde série d’ateliers collaboratifs, nous avons retravaillé la hiérarchie de l’information, en regroupant les contenus par catégories et sous-catégories et en clarifiant leur libellé.

Ces analyses ont permis d’identifier les principales interactions des étudiants avec la plateforme et de concevoir les workflows correspondants : création de compte, inscription dans le programme, création du CV, dépôt de documents, sélection des jobs et paiements.

04 | Définition de la stratégie marque et produit

À partir de cette analyse, le projet a été structuré autour de quatre axes principaux :

• Repositionner la marque en créant une identité visuelle plus crédible et cohérente afin de renforcer la confiance des étudiants
• Clarifier l’information et améliorer la conversion en concevant un site web capable de présenter clairement le programme et de guider les étudiants dans leur décision
• Simplifier l’onboarding et automatiser certaines tâches grâce à une plateforme centralisant les démarches administratives, le suivi du dossier et la sélection des jobs
• Déployer des supports de communication print et digitaux cohérents afin de renforcer la visibilité et la crédibilité de la marque

Ces quatre axes ont guidé l’ensemble des décisions de conception et ont permis de transformer un système fragmenté en un écosystème digital cohérent.

Décisions UX

01 | Simplifier le parcours étudiant

L’analyse du parcours étudiant, depuis l’inscription au programme jusqu’au départ aux États-Unis, a révélé un workflow particulièrement complexe en 15 étapes distinctes. Après plusieurs sessions de travail et de rationalisation avec les équipes, ce parcours a été simplifié et restructuré en 7 étapes principales, rendant l’expérience beaucoup plus claire et compréhensible pour les étudiants.

Cette simplification a également ouvert une opportunité inattendue : transformer le processus administratif en message marketing clair et mémorable. Le programme a ainsi été présenté autour d’un concept simple :

« 7 pas jusqu’aux Etats Unis ».

Chaque étape du parcours représente un pas supplémentaire vers l’objectif final : partir travailler aux États-Unis. Ce concept a été matérialisé visuellement par :

• Un personnage représentant l’étudiant
• Le drapeau américain comme destination finale
• 7 étapes intermédiaires symbolisant le parcours

02 | Améliorer le suivi du dossier étudiant

03 | Automatiser la selection des offres d’emploi

Lors de l’audit UX du parcours étudiant, j’ai identifié que la sélection des jobs reposait sur l’envoi manuel de fichiers Excel par le staff aux étudiants déjà inscrits, système qui entraînait plusieurs frictions. Pour répondre à ce problème, j’ai conçu un système de job listing filtrable, intégré à l’écosystème digital, pour jouer un triple rôle: :

• Attirer de nouveaux étudiants en présentant sur le site marketing une partie des jobs disponibles
• Permettre aux étudiants inscrits dans le programme de sélectionner leurs jobs sur la plateforme étudiant
• Permettre l’attribution, la gestion et l’actualisation des postes par le staff depuis le backoffice

Ce job listing agit comme un levier d’acquisition, tout en servant de base de données pour la plateforme étudiant et de dashboard temporaire de gestion des jobs, en attendant le développement d’un outil métier dédié.

Axe 2 | Site web marketing

Conception du nouveau site pour présenter l’agence, expliquer le programme Work & Travel USA et les autres programmes offerts, guider les étudiants et générer des inscriptions.

Fonctionnalités clés :

• Intégration du concept des 7 étapes
• Job listing public servant de levier d’acquisition
• Intégration de WooCommerce pour la gestion des paiements
• Documentation et formation client

Travail réalisé :

• Wireframes
• Prototypes
• Tests et itérations
• Design system et règles d’usage
• Développement WordPress / WooCommerce / HTML-CSS-JS

Axe 3 | Plateforme étudiant (My Account)

Création d’un espace étudiant permettant de :

• Suivre l’avancement du dossier et visualiser la progression
• Déposer les documents
• Gérer les deadlines et envoyer des notifications
• Gérer les paiements
• Sélectionner les jobs

La plateforme sert également de base pour un futur outil métier interne.

Travail réalisé :

• UI/UX Design
• Wireframes, Prototypes
• Tests et itérations
• Design system et règles d’usage
• Collaboration avec l'équipe développement pour la mise en place de la plateforme onboarding.

Axe 4 | Marketing print & digital

Afin d’assurer une communication cohérente et renforcer la visibilité de la marque, un ensemble de supports print et digitaux a été conçu en continuité avec l’identité visuelle définie :

• Templates emailing
• Mise en place et configuration des campagnes (Brevo)
• Optimisation SEO de base
• Création de supports print : affiches, flyers, posters, roll-ups, stand événementiel, cartes de visite
• Autocollants pour portes et fenêtres
• Templates pour les réseaux sociaux
• Déclinaison de la direction artistique sur l’ensemble des supports marketing

Cet axe permet de renforcer la crédibilité de la marque, d’attirer de nouveaux étudiants et d’assurer une cohérence globale de la communication sur tous les points de contact.

Travail réalisé :